mungkin dilakukan secara manual. Saat ini banyak bermunculan software-software billing warnet
yang dapat mencatat semua transaksi warnet mulai dari jasa penggunaan internet, scan, print, atau
bahkan hingga minuman ringan yang mendukung usaha warnet. Di samping itu, software tersebut
juga memberikan fitur-fitur beraneka ragam mulai dari yang berhubungan dengan sistem operasinya,
hingga laporan keuangan warnet itu sendiri. Namun harga software billing warnet yang ditawarkan
begitu beragam dan cukup mahal. Padahal dengan sedikit kemampuan Excel, Anda dapat membuat
sendiri billing internet dengan mudah. Tips dan trik ini berusaha membahas dengan singkat dan jelas
bagaimana membuat billing warnet dengan mudah dengan bantuan Microsoft Excel.
MEMBUAT KERANGKA
Menentukan Harga
Anda pasti telah menentukan berapa tarif yang dikenakan setiap jamnya. Tarif pengguna biasa
mungkin berbeda dengan tarif pengguna Member atau Pelajar. Demikian juga mungkin harga per
menit pertama berbeda dengan harga per menit selanjutnya. Dengan penentuan tarif seperti ini akan
membuat Anda lebih mudah apabila ingin menaikkan tarif tersebut. Buatlah kolom Kode, Type,
Menit Pertama, Harga, Menit Selanjutnya, dan Harga. Contohnya sbb:
Menit Menit
Pertama Selanjutnya
B Biasa 5 375 5 375
M Member 3 200 3 200
S Student 3 200 3 200
Kode Type Harga Harga
Harga tersebut di atas adalah asumsi bila untuk pengguna Biasa adalah Rp. 4.500/jam dan untuk
Member dan Student Rp. 4.000/jam. Anda dapat merubahnya sesuai dengan tarif yang Anda
gunakan. Anda juga dapat merubah apabila Anda ingin mengenakan tarif yang berbeda untuk Menit
Pertama dan Menit Selanjutnya.
Membuat Tabel
Dalam merancang sebuah billing warnet, tentu Anda akan menentukan kolom-kolom apa saja yang
diperlukan dalam sebuah tabel perhitungannya. Buatlah kolom-kolom seperti Nomor Client, Kode,
Type, Waktu Mulai, Waktu Selesai, Durasi/Status, Durasi Menit, Print, Scan, Jumlah, dan
Keterangan. Contohnya sbb:
• Client: nomor client/workstation yang digunakan.
• Kode Client: kode tipe pengguna seperti B untuk biasa, M untuk member, atau S untuk Student
• Type: penjelasan dari kolom Kode
• Waktu Mulai: waktu mulai akses internet
• Waktu Selelai: waktu selesai akses internet
• Durasi: waktu yang digunakan untuk akses internet dalam format hh:mm. Apabila pengguna
masih aktif (Waktu Selesai belum diinput), maka kolom ini akan berstatus "ACTIVE"
• Durasi Menit: penjabaran dari kolom Durasi yang diterjemahkan dalam satuan menit. Misalnya
durasi 01:29 berarti 89 menit.
• Print: apabila ada tambahan untuk Print
• Scan: apabila ada tambahan untuk Scan
• Jumlah: jumlah yang harus dibayarkan oleh Pengguna.
• Keterangan: kolom keterangan bisa digunakan seperti pemakaian webcam, minuman ringan,
atau keterangan lainnya.
Durasi
Menit Print Scan Jumlah Keterangan
2
MEMBUAT RUMUS
Sebelum Anda membuat rumus pada kolom-kolom tersebut, sebaiknya Anda menentukan lebih
dahulu nama tabel harga dengan cara memblok tabel harga dari kolom F6 hingga K8 kemudian pilih
Insert > Name > Define. Tuliskan "tabel" pada kolom Names in workbook kemudian pilih Add.
Dengan begitu tabel harga telah terdifinisikan dengan nama "tabel" untuk memudahkan penulisan
rumus.
Kolom A: Client
Untuk memudahkan Anda, gunakan validasi data untuk kolom ini melalui menu Data > Validation.
Pada dropdown menu Allow, pilih List, dan pada textbox Source, isilah sesuai dengan komputer
client yang Anda miliki. Misalnya Anda memiliki 10 client, maka isilah 1;2;3;4;5;6;7;8;9;10 pada
textbox tersebut. Perhatikan list separator yang Anda gunakan. Gantilah dengan karakter "," (koma)
apabila Anda menggunakan English (United States) pada Regional and Language Options di Control
Panel.
Kolom B: Kode
Sama seperti kolom A, gunakan validasi data dengan mengisi nilai B;M;S pada textbox Source.
Kolom C: Type
Gunakan rumus:
=IF(ISNA(VLOOKUP(B11;tabel;2;0));"";VLOOKUP(B11;tabel;2;0))
Kolom D: Waktu Mulai
Rubah format sel dengan bentuk jam melalui Format > Cells kemudian pada tab Number pilih Time
dengan Type 13:30. Isilah waktu mulai dengan format hh:mm.
Kolom E: Waktu Selesai
Lakukan hal yang sama dengan kolom D.
Kolom F: Durasi/Status
Gunakan rumus:
=IF(AND(B11="";E11="";A11="");"";IF(AND(B11<>"";E11="");"ACTIVE";E11-D11))
Rubah format kolom ini dengan format seperti kolom D&E.
Kolom G: Durasi Menit
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");"";(HOUR(F11)*60)+MINUTE(F11))
Rubah format kolom ini dengan format Number.
Kolom H&I: Print & Scan
Rubah format kolom ini menjadi format Number dengan seperator koma.
Kolom J: Jumlah
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");"";IF(G11
Kolom O:
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");0;G11-VLOOKUP(B11;tabel;3;0))
Kolom P:
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");0;ROUNDDOWN(O11/VLOOKUP(B11;tabel;5;0);0))
Kolom Q:
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");0;ROUNDUP(O11/VLOOKUP(B11;tabel;5;0);0)-P11)
Sembunyikan kolom O, P, & Q dengan perintah Format > Colomn > Hide
Setelah semua kolom diberi rumus dan format dengan benar, berikan kira-kira 100 baris dengan
asumsi kira-kira 100 orang per harinya yang menggunakan jasa internet. Kemudian tambahkan
kolom Total Pendapatan Hari ini dibaris ke-101. Beri rumus SUM pada kolom Print, Scan, dan
Jumlah. Pemberian warna selain warna putih dimaksudkan agar pada area tersebut tidak boleh
dirubah atau dihapus. Kolom yang dapat diinput oleh operator warnet hanyalah kolom yang
berwarna putih. Contohnya sbb:
Isi dengan menggunakan rumus sbb:
Baris 154: Durasi Jam Terpakai
Gunakan rumus:
=SUM(F11:F150)
Baris 155: Durasi Menit Terpakai
Gunakan rumus:
=SUM(G11:G150)
Untuk baris 154 dan 155, rubahlah format cell menjadi format Time hh:mm
Baris 156: Pengguna Biasa
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"b")
Baris 157: Pengguna Member
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"m")
Baris 158: Pengguna Student
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"s")
Baris 159: Total Pengguna
Gunakan rumus:
=SUM(D156:D158)
Untuk baris 156 sampai 159, rubahlah format cell menjadi format Number
Baris 160: Pendapatan Print
Gunakan rumus:
=H151
Baris 161: Pendapatan Scan
Gunakan rumus:
=I151
Baris 162: Pendapatan Internet
Gunakan rumus:
=D163-D160-D161
Baris 163: Jumlah Pendapatan
Gunakan rumus:
=J151
Untuk baris 160 sampai 162, rubahlah format cell menjadi format Number dengan separator koma.
Anda mungkin juga dapat memberi keterangan tertulis pada bagian paling bawah file ini seperti:
Keterangan:
- Hanya kolom berwarna putih yang dapat diisi
- Isi kolom sesuai petunjuk
- Pengisian Tabel Harga membutuhkan password
- Penambahan baris atau perubahan format membutuhkan password
- Jangan lupa untuk selalu di-save setelah menginput data
Ganti nama sheet sesuai tanggal dan buat sebanyak 30 atau 31 sheet. Untuk rumus Total Pendapatan
Hari ini pada bagian atas, bisa mengacu pada jumlah di kolom J151 (rumus: =$J$151).
Tips dan Trik Lainnya
Untuk memberikan petunjuk yang lebih jelas kepada operator warnet Anda, ada baiknya Anda
membuat format validitas untuk mencegah terjadinya kesalahan input atau terhapusnya rumus-rumus
yang Anda buat melalui menu Data > Validation. Tentukan nilai validasi yang Anda buat sesuai
dengan kolom-kolom tersebut seperti contoh yang disinggung pada bagian Kolom A: Client. Pada
tab Input Massage, masukan judul dan isi pesan sesuai kolom yang dimaksud. Pada tab Error Alert,
masukan judul dan isi pesan apabila terjadi kesalahan input.
Sebagai tambahan, Anda mungkin ingin benar-benar memproteksi kolom-kolom rumus yang Anda
buat. Caranya blok pada kolom yang berwarna putih kemudian non-aktifkan kotak cek pada menu
Format > Cell > tab Protection > Locked. Setelah dilakukan pada semua kolom yang berwarna putih,
buatlah password pada menu Tools > Protection > Protect Sheet. Masukkan sebanyak 2 kali.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar